kontakt

O ile w wakacje realizacja imprez na tysiące (jeśli nie dziesiątki tysięcy) osób była zdecydowanie łatwiejsza, o tyle inaczej wygląda sytuacja z wydarzeniami halowymi. Niemniej, tej jesieni odbyło się już trochę mniejszych i większych eventów tego typu – a na czele tego grona stoi Mayday 2021. Kultowa już impreza odbyła się niecały tydzień temu i ciężko nie nazwać jej sukcesem. Teraz organizatorzy postanowili podzielić się z fanami tym, w jaki sposób powstawało to widowisko.

Twardy orzech do zgryzienia

A powstawało ono w warunkach naprawdę niełatwych. Jak czytamy w poście na social mediach Mayday Poland, ostateczna zgoda na realizację imprezy masowej została przyznana dopiero… 2 listopada. Tym samym organizatorzy mieli zaledwie tydzień z małym kawałkiem na produkcję. Ciężką do pogodzenia sprawą były także ograniczenia frekwencyjne – katowicki Spodek mógł zostać bowiem wypełniony tylko w 75%.

MAYDAY 2021 zaczęliśmy przygotowywać dopiero we wrześniu, nie wiedząc nawet czy rzeczywiście będzie mógł się odbyć. Dostaliśmy zgody od Urzędów na zapełnienie 75% hali, zaczęliśmy planować montaż, negocjowaliśmy warunki z podwykonawcami, rozpoczęliśmy kampanię promocyjną, druk materiałów poligraficznych, przygotowaliśmy nową kolekcję ciuchów, wydając setki tysięcy złotych na przedsięwzięcie, które mogło zostać odwołane z dnia na dzień. Uwierzcie nam, że nigdy w życiu nie pracowaliśmy w tak przeogromnym stresie i pod taką presją.

Pewność, że tegoroczna edycja będzie mogła się odbyć, uzyskaliśmy dopiero 2 listopada. Tak, 2 listopada! Mieliśmy zatem tylko tydzień aby uruchomić całą machinę. W te kilka dni, musieliśmy zrobić wszystko to, co do tej pory zajmowało nam miesiące.

Wyzwanie także finansowe

Kolejnym problemem, jaki spotkał organizatorów, były koszta. Spadek wartości złotego spowodował, że umawiane w walucie euro gaże dla zagranicznych artystów stały się z perspektywy podmiotu z Polski jeszcze wyższe.

Wyłącznie przez wzrost kursu euro, przez półtora roku od zabookowania Artystów, sam koszt bookingów wzrósł o dodatkowe dziesiątki tysięcy złotych. Do tego szalejąca inflacja i wzrost cen spowodowały, że wskaźnik kosztów produkcji MAYDAY bardzo niebezpiecznie poszybował w górę. Podjęliśmy wiele trudnych dla nas decyzji. Renegocjowaliśmy umowy, które na to pozwalały i staraliśmy się obniżyć koszty, tam gdzie to możliwe.

Niektórzy z Was mają zastrzeżenia do oprawy wizualnej tegorocznej edycji. Fakt, nie była ona tak bogata jak do tej pory ale uwierzcie nam, zmagając się z niespodziewanym wzrostem kosztów produkcji musieliśmy dokonywać wyborów. Tegoroczna edycja była zupełnie inna niż wszystkie do tej pory i wszystkich tych, którzy poczuli niedosyt przepraszamy.

Z posta możemy dowiedzieć się również, że istniała obawa, że mogłoby dojść do całkowitego upadku polskiego Maydaya. Wystarczyłoby, że tegoroczne wydarzenie nie doszłoby do skutku.

Naprawdę bierzemy sobie do serca wszystkie wasze uwagi bo zbyt wiele mamy do stracenia. Obawialiśmy się, że gdyby okazało się, że w tym roku drugi raz z rzędu nie możemy zorganizować MAYDAY, moglibyśmy już nie spotkać się nigdy.

Mimo iż, organizacja imprezy masowej w obecnych czasach to ogromne ryzyko, wiemy, że wielu z was, docenia fakt, że w przeciwieństwie do innych organizatorów, podjęliśmy się go.

Headlinerka mogła nie zdążyć

Organizatorzy podzielili się również sytuacją, w której pod znakiem zapytania stanął występ Charlotte de Witte, jednej z headlinerek wydarzenia.

Charlotte de Witte, nasza headlinerka, którą zobaczyć i posłuchać przyjechała ogromna część z Was, utknęła we Frankfurcie. Ostatni samolot, którym miała lecieć, został odwołany z powodu mgły w Krakowie. Ponad 2h staraliśmy się znaleźć wyjście z sytuacji. Nie chcieliśmy Was zawieść i finalnie wynajęliśmy dla niej prywatny samolot. Szczęśliwie wylądowała w Katowicach i prosto z samochodu weszła na scenę.

Więcej takich smaczków!

Nie będziemy ukrywać, że takie posty jak ten wrzucony przez ekipę Mayday Poland są ciekawym smaczkiem dla osób, które interesują się kulisami organizacji imprez. Jest to o tyle ciekawa lektura, że opowiada ona o imprezie zorganizowanej, potocznie mówiąc, na wariackich papierach. Mamy nadzieję, że z czasem większa liczba promotorów zacznie dzielić się smaczkami natury organizacyjnej.

Pełną treść posta Mayday Poland znajdziecie poniżej.

kontakt